Cześć, nazywam się Joanna Femiak i od ponad 20 lat szkolę przedsiębiorców branży edukacyjnej. Z wykształcenia jestem psychologiem i filozofem. Jestem także dyrektorem PTI, firmy, która zajmuje się szkoleniami właśnie w edubiznesie.
W każdym artykule przypominam o czasie na podsumowanie i zaplanowanie kolejnego tygodnia i ten nie pozostaje w tej kwestii wyjątkiem. Mam nadzieję, że uważasz tak samo, jak ja, jakie to ważne posiadać małe cele na kolejne dni, które się po kolei osiąga. Czas refleksji nad naszymi planami pozwala też zorganizować ogólne nasze myślenie o życiu i pracy, by wykorzystywać dany nam czas w taki sposób, abyśmy byli z siebie dumni.
Od wielu lat wspieram przedsiębiorców w branży edukacyjnej i rozmawiając z różnymi ludźmi, słyszę, jak rozwój osobisty i ustalanie własnych priorytetów oraz wartości, wpływa na nas.
Filozofia kaizen - ciągłe ulepszanie
Dlatego postanowiłam się tym zająć i wyraźnie podkreślić, że nasz umysł oraz głowa powinny być dla nas najważniejsze pośród pędu dnia i wykonywaniu kolejnych zadań. Dzisiaj poruszę temat, który pojawiał się w wielu moich rozmowach z przedsiębiorcami, ale i znam go z własnego doświadczenia. Otóż opowiem o filozofii kaizen, czyli ciągłego ulepszania oraz o tym, jak powinna być zarządzana firma.
W Personnel Training Institute, który prowadzę, organizujemy oczywiście szkolenia na ten temat, dlatego w celu pogłębienia wiedzy, serdecznie zachęcam do odwiedzenia naszej strony i zajrzenia na oferowane przez nas kursy, w których wspieramy i kształcimy. Także skupię się dziś na firmie pracownikach i zespole oraz na ciągłym doskonaleniu i rozwoju.
Sztuka radzenia sobie z problemami – zapomnij o prowizorce i szybkich metodach >
Doskonalenie, nie tylko w wakacje
Chciałabym zacząć od przedstawienia filozofii kaizen. Także ta ideologia zakłada, że ulepszanie i rozwój jest ciągłym procesem. To nie jest coś, co możemy skończyć i doprowadzić do ostatecznej realizacji mówiąc “uff nareszcie”. W takim razie bardzo Ciebie zachęcam, aby zaplanować w swoim życiu i w firmie czas na samodoskonalenie.
Zazwyczaj w branży edukacyjnej jest tak, że czeka się z tym do spokojniejszego okresu, jakim są wakacje. Rozmawiając z przedsiębiorcami, często słyszę, że wszystkie szkolenia i coachingi odbywają się wtedy, gdy jest spokojnie lub w ogóle ich nie ma. Zgubne jest czekanie na jakiś wyimaginowany czas, bo to od razu kojarzy mi się z filozofią: “będę potem szczęśliwa/y, tylko najpierw wykonam to, to i to”, a tego jestem zdecydowaną przeciwniczką.
Jak doskonalić procesy firmowe w duchu filozofii kaizen?
Znajdź czas
Ulepszanie samo się nie dzieje i należy właśnie zaplanować moment refleksji na przeanalizowanie działania firmy. Należy sobie zadać wtedy pytania: Co mogę zrobić lepiej? Jak usprawnić moje przedsiębiorstwo? Dlatego z chęcią podzielę się dwiema metodami pracy z zespołem, pracy ze sobą, aby tę filozofię kaizen wdrażać. Tylko chciałabym, abyś zastanowiła się/zastanowił się, co uważasz na temat rozwoju. Czy może przypadkiem takie myślenie pod tytułem: zacznę doskonalić rzeczy dopiero, jak będzie spokojniej, nie hamuje Cię w ogóle przed rozwojem. To są tak zwane sprawy ważne, a nie pilne. Jeśli też tak masz, to zachęcam, aby po przeczytaniu artykułu zmienić to i dokładnie zaplanować własną ścieżkę doskonalenia, by przyglądać się jej i stawiać małe cele do realizacji. Lepiej nie zawsze znaczy więcej i szybciej, także polecam małe kroczki na początek.
Zatrzymaj się
Kaizen wymaga zatrzymania się, i właśnie przez to, że świat pędzi, a my razem z nim, to należy na taką chwilę refleksji zarezerwować czas. Bądź gotowa/y na to, iż wszystkie obowiązki związane z rodziną, pracą, przyjaciółmi, nie pozwolą na zatrzymanie się. Nawet fizjologiczny sen może być zakłócony przez natłok myśli i pęd życia. Dlatego jeszcze raz gorąco zachęcam do wygospodarowania sobie czasu na chwilę przemyśleń.
Można to zrobić na wiele sposobów np. w tygodniowym planie w zespole ustalić konkretny dzień na spotkanie i przeanalizowanie, co zrobić lepiej. To ważne, gdyż wtedy pracownik wie, że może przynieść swoje spostrzeżenia z całego tygodnia. Oczywiście głównym powodem, dlaczego tego nie robisz (a wiesz, że takie spotkania i rozmowy są ważne), jest to, że myślisz o wszystkich rzeczach, jakie można by było zrealizować w tym czasie.
Wprowadź zmiany
Drugim powodem odpychania organizacji czasu na zatrzymanie się i analizę jest fakt, że jak już coś się ustali do poprawy, to trzeba będzie wprowadzić zmiany. Niestety nie każdy może je lubić. Czasem pracownik jest zaangażowany w proces przekształceń firmy, ale przedsiębiorca wręcz przerażony, co może z tego wyniknąć. Kaizen pięknie brzmi, ale jak już kiedyś wspominałam, rozwój jest przereklamowany. Z dokształcania się pokazuje się tylko sukcesy, czyli tę piankę, którą spijamy, a nie dyskomfort towarzyszący jego osiągnięciu. Rozwój ciągle wymaga od nas czegoś nowego np. nowych technologii, myślenia i rozwiązań.
,,Dlatego jeszcze raz powtórzę, dwie rzeczy mogą hamować Cię przed kaizen. Pierwsza to brak wygospodarowania sobie czasu spośród całych 168h w tygodniu na zatrzymanie się i analizę. Natomiast drugim hamulcem jest strach przed nowym."
Zapobiegaj, zamiast leczyć
Naprawdę, rozmawiając wielokrotnie z przedsiębiorcami, spotykam się z problemem, kiedy jest już za późno dla firmy, bo nie dopasowuje się do kondycji rynku. Bez profilaktyki, pojawia się choroba, dlatego lepiej zapobiegać takim sytuacjom stosując kaizen, niż później leczyć przedsiębiorstwo. Mam nadzieję, że widzisz sens w tym, jak ja, że lepiej zaplanować trochę czasu tygodniowo na ulepszanie, niż czekać od wakacji do wakacji albo w ogóle się nie doczekać. Należy wprowadzać małe, ale konsekwentne kroczki.
Kaizen w rekrutacji lektora
Teraz mam dla Ciebie dwie metody na ulepszanie, gdyż już przecież się zatrzymasz, to warto wiedzieć co zrobić. Podam je na przykładzie rekrutacji lektora, która w branży edukacyjnej z różnych przyczyn jest bardzo trudna. Zatem czy można ulepszyć proces rekrutacji w Twojej szkole językowej/przedszkolu? Jak zastosować wtedy filozofię kaizen? Już 23 lata “ogarniamy” nasz biznes i zdążyłam zauważyć, że najsilniejszą stroną był zawsze człowiek, ale i najsłabszą. Wprowadzę może małą dygresję, że na początku swojej drogi, sama szkoliłam nauczycieli, ale w momencie, kiedy powiedzieli mi, że muszą mieć wsparcie właścicieli, to zajęłam się właśnie szkoleniem przedsiębiorców. Zrobiłam to po to, aby motywowali i stwarzali ścieżki dla swoich pracowników, którzy przez to lepiej i wydajniej będą wykonywać swoją pracę. W branży prywatnej jest to dużo łatwiejsze oczywiście niż w państwowej przez zróżnicowanie formalne. Dlatego w małych firmach, a czasem i większych, można stworzyć naprawdę przyjemne i rozwojowe środowisko pracy.
Buduj świadomość siebie i firmy! Zobacz, jak podsumowania mogą Ci w tym pomóc >
Metoda 1 - Inżynieria odwrotna
Wracając do głównego wątku i filozofii kaizen, podam te dwie metody. Pierwsza z nich to tak ładnie nazwana inżynieria odwrotna. Wbrew pozorom jest bardzo prosta, a działa poprzez rozkład konkretnego procesu na mniejsze części. Sama nazwa oznacza, że gdy inżynierowie chcą wprowadzić nowy produkt, szukają tańszych i lepszych rozwiązań niż inne firmy na rynku. Rozkładają na części dany produkt i zastanawiają się, co z tego może być wyprodukowane w bardziej konkurencyjny sposób.
Tak samo Ty możesz w procesie rekrutacji zastosować analogiczną inżynierię odwrotną. Spisz jak wygląda Twój proces przyjmowania nowego pracownika pod swoje skrzydła. Czasami jestem przerażona, słuchając historii o dwugodzinnej rekrutacji, gdyż sama zastanowiłabym się nad taką pracą, gdy do wyboru potrzeba aż tyle czasu. Nawet prosty test do rozwiązania po takim czasie może okazać się zbyt skomplikowany i zakończyć się pozbawieniem szans. Także rozłóż taki proces na czynniki pierwsze, ale uwaga, włącznie z procesem wdrożenia nowego pracownika na stanowisko.
Filozofia kaizen a identyfikacja błędów w procesie
To pokolenie, które jest obecnie na rynku, odznacza się niecierpliwością i szybkim zniechęcaniem się, ale z drugiej strony jest naprawdę ambitne. Także nie można po prostu dać jednego miesiąca, aby ktoś taki sam się wdrożył, tylko trzeba przeprowadzić nową osobę krok za krokiem na dane miejsce w firmie. Na przykład, często pojawiającym się też błędem jest zalewanie informacjami nowego pracownika, co niekorzystnie się na nim odbija. Na temat wdrożenia nowych osób, jest wiele nagrań z moim udziałem i szkoleń, także serdecznie zapraszam na stronę w poszukiwaniu konkretnych rozwiązań, które ułatwią nabór. Co do procesu wdrożenia lektora, to najpierw powinniśmy dać narzędzia do organizacji lekcji, czyli co uwzględniać na lekcjach i jak ogólnie je prowadzić zgodnie z harmonogramem. Nawet wiedza jak ustawić krzesełka, aby z łatwością się komunikować, może okazać się przydatna.
Co jeszcze możesz zrobić, żeby Twoja organizacja zaczęła się rozwijać? Przeczytaj >
Metoda 2 - Oddolne zarządzanie
Drugą metodą, wymagającą pewnych kompetencji od przedsiębiorcy, jest oddolne zarządzanie. Prościej mówiąc, to zarządzanie polegające na pomocy ludziom. Zazwyczaj można kierować firmą odgórnie, zakładając cele, ale tym razem trzeba spojrzeć na to z innej strony. Mianowicie zastanawiamy się i inicjujemy rozmowę z pytaniem o to, jaki ktoś ma kłopot i problem. Ludzie są papierkiem lakmusowym. Także nawet w procesie rekrutacji i wdrożenia, porozmawiaj z nauczycielem, co sprawiało trudność, jak oceniają przygotowanie do zajęcia stanowiska. Oddolne zarządzanie, czyli też wyjście od źródła problemu, pokaże, co można ulepszyć.
,,Ile razy rozmawiałeś/as z lektorem jak wspomina swoją rekrutację, co zachęciło go, a co wręcz odpychało? Zajmujemy się tym na co mamy wpływ, także może się okazać, że proces u Ciebie zawsze jest taki sam, a przecież jak mówiłam, czasy i pokolenie są inne."
Wewnętrzna siła człowieka i przedsiębiorcy– skąd ją czerpać?
Filozofia kaizen w życiu i firmie
Także podsumowując, mamy dwie metody filozofii kaizen, czyli odwrotną inżynierię i oddolne zarządzanie. Następnym krokiem jest wybór najważniejszych rzeczy. Dlatego chciałabym polecić Ci książkę “Esencjalista”, autorstwa Grega McKeown. Esencjalizm daje możliwość konsekwencji. Jeżeli komuś się wydaje, że w życiu można osiągnąć WSZYSTKO, to oczywiście to nie jest możliwe. Nie można zarazem mieć ciastko i zjeść ciastko lub nie można nie ruszać się i być zdrowym. Wszystko ma swoje granice, zatem jeśli nie możemy wszystkiego, to warto wpłynąć na to, co najważniejsze. Jeżeli już zastosujesz filozofię Kaizen i te dwie metody, to wybierz z tego priorytety.
Niech Twoja energia idzie za Twoją uwagą.
Dziękuję i do następnego,
Dr hab. Joanna Femiak, właścicielka PTI
Joanna Femiak, właścicielka Personnel Training Institute
Psycholog, filozof, ekspert ds. rozwoju przedsiębiorców.
Porozmawiajmy o rozwoju Twojej firmy!
Wybierz termin bezpłatnej konsultacji:
BIBLIOGRAFIA
7 nawyków skutecznego działania; Covey Stephen R.; rok wydania 2006
Esencjalista. Mniej, ale lepiej; Greg McKeown; rok wydania 2019
