Informacja zwrotna – czy na pewno wiesz co to takiego?

W szkole językowej zarządzasz zespołem. Bardzo różnorodnym. Jesteś odpowiedzialny za realizację zadań strategicznych szkoły jak i za bieżące zadania operacyjne, które wykonują podlegli Ci pracownicy. Codziennie, siłą rzeczy, oceniasz ich pracę. A pracownicy oceniają Ciebie i warunki pracy, jakie im stwarzasz.

Z drugiej strony – każdy z nas, niezależnie od roli jaką pełni i funkcji jaką piastuje, potrzebuje informacji na temat tego jak jest postrzegany, czy to w środowisku pracy, czy poza nim. Dlatego koniecznie poznaj i stosuj pięć, złotych zasad udzielania skutecznej informacji zwrotnej

Pierwsza złota zasada – zawsze oddziel człowieka od sytuacji

Celem informacji zwrotnej jest dostarczenie wiedzy na temat zachowania i działania pracownika. Dobra informacja zwrotna powinna zostać przekazana w taki sposób, aby jej   odbiorca – lektor, pracownik sekretariatu, metodyk, czy też każdy inny pracownik szkoły językowej wiedział, co zrobił źle, ale, równocześnie, zachował pozytywny stosunek do siebie i tego, co robi na rzecz szkoły. Ujmując to prościej stosuj pierwszą, złotą zasadę – niech pojedyncza, negatywna sytuacja nie przysłania Ci obrazu całości działań pracownika na rzecz szkoły językowej.

Druga złota zasada- udzielając informacji zwrotnej odnoś się do faktów

Umiejętnie przekazana informacja zwrotna buduje otwartą komunikację i wzmacnia współpracę. Pomaga rozwiązywać trudne sytuacje. Działając otwarcie i na bieżąco wyjaśniając niepowodzenia, zapobiegasz narastaniu konfliktów. Pracownicy są bardziej otwarci i mają większy komfort pracy. I Ty, właścicielu szkoły językowej, wiele zyskujesz. Miejsce z pozytywną aurą i dobrą atmosferą współpracy. Aby tak się stało pamiętaj o drugiej, złotej zasadzie skutecznej informacji zwrotnej. Udzielaj jej odnosząc się do faktów i konkretnych, obserwowanych zachowań.

Trzecia złota zasada – podczas rozmowy z pracownikiem nie oceniaj a zapytaj o motywacje jego działania

Prawidłowo udzielona informacja zwrotna może dodać skrzydeł pracownikowi i zmotywować go do bardziej wydajnej pracy. Źle udzielona to źródło frustracji, demotywacji a nawet wypalenia zawodowego. Dlatego stosuj trzecią, złotą zasadę– nigdy, ale to przenigdy nie oceniaj pracownika. Nie snuj przypuszczeń, co do jego motywacji. Zapytaj wprost, dlaczego tak postąpił i co nim kierowało.

Czwarta, złota zasada – nie udzielaj informacji zwrotnej pod wpływem emocji

Szybko się zapalasz i nie zawsze panujesz nad emocjami? No cóż, to nie jest najlepszy moment do udzielania informacji zwrotnej. Z prędkością błyskawicy zakomunikujesz „co ślina na język przyniesie”. Często nie będzie to jednak obiektywna ocena a impuls.  Wypowiedziane słowa, zwłaszcza przełożonego, mają ogromną moc. I zostają z pracownikiem na długo. Dlatego właśnie stosuj czwartą, złotą zasadę –zawsze przemyśl to, co chcesz zrobić i powiedzieć. Daj sobie chwilę. Przeanalizuj sytuację i dotychczasową współpracę. Ochłoń. Pamiętaj, że raz wypowiedzianych słów już nigdy nie cofniesz.

Piąta złota zasada udzielania informacji zwrotnej – pamiętaj, żeby chwalić i rób to publicznie a gań w cztery oczy

Warunki, w jakich przekazujesz informację zwrotną są tak samo istotne jak sam komunikat. Dlatego zwracaj uwagę na warunki przekazywania informacji zwrotnej. Wszystko ma tu znaczenie – czas, miejsce, sytuacja, emocje. Dlatego pamiętaj o piątej, złotej zasadzie – chwal publicznie, a gań w cztery oczy. I w ogóle pamiętaj, żeby przede wszystkim chwalić i nagradzać pozytywne działania swoich pracowników.

Jeżeli chcesz praktycznie przećwiczyć umiejętność udzielania informacji zwrotnej- zapisz się na najbliższą Akademię Zarządzania dla Właścicieli Szkół Językowych. Ucz się od praktyków i ćwicz praktyczne rozwiązania.

Autor:

Małgorzata Warzycha ( specjalista, trener Personnel Training Institute, manager HR, coach, mediator)

Copyright 2020 by Personnel Training Institute