Są trzy bardzo ważne zasady, które należy stosować w sytuacji kryzysowej. Trzeba jednak pamiętać, że sytuacja kryzysowa to nie jest to samo co kryzys.
Dzisiaj w ośrodkach edukacji niepublicznej powinna panować atmosfera aktywna, wyprzedzania sytuacji, a nie atmosfera reaktywna, reagowania na sytuację. To było w czasie kryzysu. Natomiast w sytuacji kryzysowej, która różni się tym, że my wiemy, że jest trudno, inaczej, może ciężej – musimy temu zapobiegać.
Zasada 1: Elastyczność
Sytuacja kryzysowa tym się charakteryzuje, że my nie wiemy do końca co się wydarzy. Ze względu na zmienność otoczenia, nie potrafimy przewidzieć skutków swoich działań. Otoczenie: środowisko biznesowe, wolny rynek, klient, są pod pewnym znakiem zapytania, ponieważ są w innej sytuacji niż wcześniej. Dlatego potrzebna jest elastyczność.
Jednak co to oznacza elastyczność?
Elastyczność przejawia się w różnych obszarach. Pierwszym z nich jest przede wszystkim produkt oraz cena. To jest to dostosowanie do klienta, ponieważ on na dzień dzisiejszy sam nie wie jakie będzie mieć środki, aby móc korzystać z Waszych usług edukacyjnych, ile będzie mógł wydać na edukację swojego dziecka. Ale… elastyczność to jest także umiejętność wprowadzenia zmian w swojej szkole. Dzisiaj dużo się dzieje w szkołach. Zmiany obejmują, różne obszary. Od marketingu, przez sprzedaż, produkty, które należy uporządkować, aby wejść w nauczanie online. Nawet same rozmowy handlowe przebiegają dzisiaj inaczej, dlatego, że inne obiekcje i kłopoty ma klient. Duże zmiany przebiegają w obszarze zarządzania budżetem, gdzie należy określić nowe priorytety dostosowane do sytuacji kryzysowej.
Elastyczność to zatem nie tylko produkt, ale również umiejętność wprowadzenia zmian w całej organizacji. To jest dzisiaj bardzo ważne. Wielu przedsiębiorców obecnie wprowadza zmiany, jednak nie potrafi do końca właściwie nazwać ten moment, w którym się znajduje.
Zasada 2: Rozproszenie ryzyka
Co to oznacza dla przedsiębiorcy, który ma na przykład szkołę językową lub przedszkole?
To oznacza, że szuka on różnych innych środków, źródeł, z których może mieć zysk. To oznacza, że redukuje on koszty. Bardzo często oznacza to wejście w zupełnie nowe produkty lub wykorzystanie czasu wakacyjnego jak również dostosowanie realizacji swojej usługi do możliwości, które będziemy mieć we wrześniu, tych których jeszcze dzisiaj nie znamy.
Jednak już dziś przedszkola, szkoły myślą o tym jak zachować warunki higieny.
Rozproszyć ryzyko = spowodować, żeby tych środków, z których możemy się utrzymać w naszych organizacjach było jak najwięcej.
Zasada 3: Produkowanie nadwyżki zasobów
Choć może się to wydawać paradoksalne, jest to bardzo ważne, ponieważ sytuacja kryzysowa powoduje, że my nie do końca wiemy, co nas czeka we wrześniu, październiku. Właśnie dlatego zasobów musimy mieć więcej niż mieliśmy zazwyczaj rok temu. Oczywiście oznacza to cenę, ale również zarządzanie kosztami.
Przedsiębiorcy pytają: jak to zrobić, jak to wszystko wprowadzić w życie?
To co się dzieje obecnie w organizacjach, to jest nieformalna restrukturyzacja. Jest to bardzo poważne i bardzo głęboko wnikające w firmy działanie. Jeżeli zmieniamy produkt, kanały komunikacji z klientem bądź przechodzimy z marketingu lokalnego do marketingu online, czy też zmieniamy cenę, wchodzimy w zupełnie inne obszary działalności, to pamiętajmy, że nie są to zmiany kosmetyczne w firmie.
Są to działania, które obejmują całą organizację. W definicji restrukturyzacji, która jest opisana w prawie gospodarczym, mamy jasno określone, że obejmuje ona całe przedsiębiorstwo. To samo dzieje się dzisiaj w Waszych szkołach. Zmiany obejmują całe przedsiębiorstwo.
Przykładowo – jeśli przedsiębiorca skupił się bardzo na sprzedaży i marketingu, natomiast zaniedbał kontakt ze swoim pracownikiem, może stracić swoją kadrę – lektora, obsługę sekretariatu. Jeżeli nie przygotował tych ludzi, np. pań w sekretariacie, to nie potrafią one sprzedawać i prowadzić rozmów telefonicznych, nie znają odpowiedzi na obiekcje klienta, są nieprzygotowane i niezadowolone z tego jak ta sytuacja wygląda, a co za tym idzie nie są w stanie sprostać rozmowom handlowym. Klient najpierw mówi, że online nie chce się uczyć, teraz mamy już offline więc sytuacja jakby się rozwiązała. Jednak nadal mamy pandemię, więc klient dopytuje jak z tą sytuacją poradzi sobie szkoła i żąda potwierdzenia i pewności informacji. Jednak nie jesteśmy w stanie niczego zapewnić na 100 %, więc klient ma kolejną wątpliwość i nie chce płacić jeżeli nie ma pewności. Jak widzimy to nie są łatwe rozmowy.
Właśnie dlatego restrukturyzacja są to zmiany, które obejmują całe przedsiębiorstwo. Nie można przeoczyć żadnego elementu.
Z drugiej strony należy wziąć pod uwagę, że te wszystkie zmiany często nie wynikają z chęci rozwoju i doskonalenia, a są wywołane czynnikami zewnętrznymi, gdzie przedsiębiorca jest zmuszony do wprowadzenia tych zmian.
Ciekawostką jest fakt, że w naszym prawie gospodarczym ustawa o restrukturyzacji zmusza do współpracy. To znaczy, że ustawodawca widzi, że trzeba współpracować. Właśnie tym się różni sytuacja kryzysowa od kryzysu. W kryzysie bardzo często decyzje są podejmowane autorytatywnie, nakazowo. Dzisiaj to potrzeba budowania zespołu wysuwa się na pierwszy plan.
Wasz zespół za chwilę pojedzie na wakacje. Warto wykorzystać te ostatnie tygodnie, żeby zaplanować zmiany i nie być w tych zmianach osamotnionym. Pamiętajmy, że nie są to zmiany powierzchowne i powinien w tym brać udział zespół.
Jak wprowadzić trzy zasady zarządzania sytuacją kryzysową?
Z pomocą przychodzi wiedza z obszaru zarządzania projektami. Jest to wiedza bardzo niedoceniana i wydaje się, że każdy może zarządzać projektami. Nie jest to prawdą.
Jeżeli już jesteście przekonani do tego, że zmiany wprowadzacie i jeżeli te zmiany chcecie wprowadzić w sposób zintegrowany, równomierny, powinniście dowiedzieć się czegoś na temat inżynierii odwrotnej.
W inżynierii odwrotnej ciekawe pomysły nie są generowane w ten sposób, że ktoś siedzi i się zastanawia, tworzy idee i wymyśla coś zupełnie od początku, jakiś genialny pomysł.
Wyobraźcie sobie, że można rozłożyć samolot na części pierwsze i zastanowić się jak każdą z tych części ulepszyć. Daną część można wykonać z lepszego materiału, w innej ulepszyć elektronikę. Tym sposobem inżynieria odwrotna powoduje, że właściwie na poziomie analitycznym udoskonalamy, a gdy to wszystko złożymy razem mamy nową jakość i nowy produkt.
Zastosowanie inżynierii odwrotnej w szkole czy przedszkolu, będzie polegało na rozłożeniu działalności na części pierwsze i pamiętając o trzech zasadach zarządzania organizacją w kryzysie, przeanalizowaniu, co można zrobić lepiej w każdym z tych elementów.
Gdy już będziecie mieli zdefiniowane obszary działań i określony kierunek, zwróćcie uwagę na strukturę podziału pracy. Jest to pierwszy krok: podzielenie dużych obszarów działań na konkretne zadania, dopiero później utworzenie harmonogramu, czyli kto i kiedy.
Nawet jeżeli zmiany będą niewielkie, ale poruszą całą firmę, to czeka nas bardzo dużo pracy w te wakacje.
Podsumowując, pamiętamy o trzech elementach zarządzania w sytuacji kryzysowej: elastyczność, rozproszenie ryzyka i produkcja nadwyżek. Druga rzecz, jesteśmy w restrukturyzacji nieformalnej, co oznacza, że trzeba dokonywać zmian we wszystkich obszarach równomiernie, aby były one integrujące. To oznacza, że powód tych zmian jest zewnętrzny, jesteśmy do tego zmuszeni i to oznacza, że przedsiębiorcy nie powinni być sami. Należy współdziałać ze swoimi współpracownikami. Aby to wszystko zrobić, wykorzystajmy zarządzanie projektami. Pierwszy krok, to struktura podziału pracy, a następnie należy zamknąć poszczególne zadania w harmonogram.
Mamy coraz mniej czasu, a więc do dzieła!
Autor:
Joanna Femiak (specjalista ds. zarządzania edukacją, trener PTI)