Siedem warunków skutecznego delegowania zadań w szkole językowej

Kierowanie ludźmi bywa często określane jako sztuka osiągania celów przez pracę innych ludzi i z innymi. Oznacza to, że jednym z głównych czynników sukcesu i jednocześnie kompetencji menedżerskich, jest umiejętne dzielenie się pracą z innymi. *

Aleksy Pocztowski*

Z moich obserwacji i kontaktów z właścicielami tego biznesu wynika, że praca w szkole językowej jest wieloaspektowa i złożona. Właściciel szkoły językowej to często osoba, która wywodzi się z oświaty publicznej, gdzie przez lata piastowała stanowisko nauczyciela.

Kolejną grupą są osoby wcześniej pracujące jako lektorzy, w innych, prywatnych szkołach językowych. I w jednym i w drugim przypadku, kiedy stają się właścicielami szkoły językowej, ich biznes rozwija się sukcesywnie. Ponieważ całe życie uczyli, naturalną konsekwencją jest, że w początkowej fazie rozwoju własnej firmy, sami nauczają. Jedni robią to, „bo kochają uczyć i zawsze będą to robić”, dla innych zaś, jest to kwestia racjonalnego wydatkowania środków finansowych.

Z czasem firma się rozwija. Przybywa nowych kursantów, trzeba zatrudnić dodatkowych lektorów, pracownika administracji, metodyka. Rola właściciela się zmienia. Nie zawsze jednak zdaje on sobie z tego sprawę w odpowiednim momencie. Zaczyna brakować doby, a równocześnie ucząc i zarządzając, właściciel nie skupia się na swoim podstawowym zadaniu, czyli realizacji celów strategicznych szkoły.

Ponadto, warto zrozumieć, jak ciężko jest egzekwować wykonanie zadań i dyscyplinę, skoro ucząc, właściciel stawia się na równi z lektorami. Często ma z nimi bardzo bliskie relacje. Oczywiście cały czas jest członkiem zespołu, występuje jednak już w innej roli niż pozostali pracownicy szkoły.

Dopiero z pozycji osoby zarządzającej, właściciel szkoły ma prawo oczekiwać, że inni współpracownicy będą wykonywać jego prośby i polecenia. W razie wątpliwości lub niezrozumienia zawsze warto, grzecznie acz asertywnie, przypomnieć kto jaką rolę pełni w szkole i za co odpowiada.

Zatem pierwszy warunek delegowania zadań to świadomy swojej odpowiedzialności właściciel szkoły, szef-lider. Świadomość ta przejawia się w oddzieleniu obowiązków właściciela od nauczania i komunikowaniu ich współpracownikom.

Równie istotną rolę pełni odpowiedzialny i dobrze dopasowany zespół współpracowników. Obowiązki poszczególnych pracowników zazębiają się bowiem i często są od siebie zależne. Dlatego to ważne, aby każdy pracownik miał opisany swój zakres obowiązków, który wynika z potrzeb szkoły. Spełnienie tego warunku delegowania zadań pozwala na trafne dobranie ludzi do zadań.

Zespół jest jak doskonała orkiestra symfoniczna lub zespół kameralny, w zależności od wielkości szkoły.  Żeby wiedzieć co grają, każdy musi mieć swoje nuty, dopasowany instrument i wiedzieć jaki utwór wykonuje. Rolą szefa jest dobrze zadbać o zespół i o organizację pracy.

Trzecim warunkiem skutecznego delegowania jest wyznaczenie celu głównego i celów etapowych zadań w szkole. Bez nich nie jest możliwa kontrola realizacji planów szkoły i monitorowania jakości pracy. Analogicznie, jak w orkiestrze, potrzebna jest też osoba, która wskaże kierunki działań i na bieżąco będzie monitorować postęp prac. To właściciel szkoły jest osobą, która integruje działania i poprowadzi orkiestrę/zespół pracowników ku realizacji celów strategicznych szkoły.

Najskuteczniej integrują zadania takie narzędzia jak – harmonogramy, kalendarze pracy, zatem warto się z nimi zapoznać, to nasz czwarty warunek.

Piątym czynnikiem, który wpływa na delegowanie zadań jest umiejętność motywowania zespołu do pracy. Aby wiedzieć, co ludzi motywuje warto z pracownikami rozmawiać podczas procesu ewaluacji i poznać ich wartości i osobiste cele. Wtedy będziemy w stanie dopasować narzędzia motywacyjne do naszych pracowników.

Szósty czynnik, to wiedza na temat narzędzi finansowych i poza finansowych, które wpływają na zaangażowanie pracownika. Jeśli nie wiesz, kiedy i komu przyznać nagrodę, premie to znak, że tą wiedzę należy uzupełnić.

Siódmym elementem, który sprzyja delegowaniu jest konsekwencja, która przejawia się w monitorowaniu postępów, podsumowywaniu realizacji zadań, wyciąganiu wniosków i uwzględnianiu ich w kolejnych projektach. Tylko wtedy proces delegowania jest połączony z procesem rozwoju uczenia się pracowników i organizacji.

Reasumując – żeby dobrze delegować zadania szef-lider powinien:

1. być świadomy swojej odpowiedzialności w szkole,

2. mieć opisane zakresy obowiązków w szkole,

3. wyznaczyć cel główny i cele etapowe zadań w szkole, ufać i wierzyć jego członkom,

4. znać narzędzie takie jak: harmonogramy, kalendarze pracy,

5. motywować zespół do działania,

6. wiedzieć kiedy i komu przyznawać nagrody i premie,

7monitorować postępy i wyciągać wnioski.

Lider zespołu widzi całość i wie kto posiada odpowiednie zasoby i kompetencje do wykonania konkretnych zadań, potrafi także zaufać pracownikom i wspierać ich w rozwoju talentów i predyspozycji, ta umiejętność wymaga jednak osobnego artykułu, który pojawi się wkrótce.

To szef jest odpowiedzialny za całokształt pracy szkoły i końcowy efekt działań. Dlatego też każdy szef powinien wypracować własny system kontrolowania i sprawdzania delegowanych zadań tak, by zespół mógł czerpać korzyści z wypełnianych obowiązków.

*A. Pocztowski. Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa 2018.

Autorzy:

dr hab. Joanna Femiak ( specjalista ds. zarządzania edukacją, trener Personnel Training Institute)

Małgorzata Warzycha ( specjalista, trener Personnel Training Institute, manager HR, coach, mediator)

Copyright 2019 by Personnel Training Institute


Zapisz się do newslettera

Najnowsze wpisy:

Dodaj komentarz

Personnel Training Institute

Zespół PTI jest wsparciem dla najbardziej wymagających organizacji. Tworzą go wysokiej klasy specjaliści takich dziedzinach jak: psychologia, prawo, finanse, doradztwo zawodowe, wynagrodzenia, marketing, zarządzanie podmiotowe w organizacji, zarządzanie.

Najnowsze wpisy:

Najnowsze wpisy blogowe

Masz pytania?

Zastanawiasz się czy warto próbować?

Nie wiesz czy tym razem będzie inaczej?

Jeszcze masz wątpliwości? Zarezerwuj miejsce, napisz jaki cel chciałbyś osiągnąć!

Napisz do nas

Przewiń do góry

Zapisz się aby otrzymać dostęp do webinaru

Jak zatrzymać nauczycieli w szkole językowej i oświacie niepublicznej?

*Akceptuję warunki regulaminu