Automatyzacja, dzięki dostępnym narzędziom, pomaga w sprzedaży do potencjalnego i obecnego klienta, w komunikacji i obsłudze klienta. Jej ważnym obszarem zastosowania jest także zarządzanie projektami w firmie – dzięki czemu, każdy wie, co dzieje się w szkole językowej, zna zadania koleżanek i kolegów oraz terminy ich realizacji. Jakie procesy warto automatyzować w edubiznesach, szkołach językowych przedszkolach?
- Powtarzalne zadania (wystawianie fv, rozliczanie godzin pracy lektorów, raportowanie dłużników)
- Wykonywane regularnie czynności (CRM przy sprzedaży usług edukacyjnych, raporty do rodziców, maile informacyjne, smsy, wzory zadań projektowych)
- Zadania zarządcze – zarządzanie projektami
OBSZARY AUTOMATYZACJI
- SMS-C
To sprawdzona platforma do wysyłki SMS-ów, która nigdy nie zawodzi. Jak wysłać np. maila przypominającego o zapisach na kolejny semestr lub w podziękowaniu za rok? Po prostu trzeba wrzucić do tej platformy bazę z Excela z numerami telefonów (bez względu na ilość odbiorców), następnie kliknąć ,,Wyślij” i gotowe, system sam wyśle wiadomości.
KOSZT: od 6 gr (za wysyłkę SMS, konto na platformie jest darmowe)
TRUDNOŚĆ: 2/5
LINK DO STRONY: https://sms-c.pl/
RODO: podpisanie umowy na platformie
Wskazówka: Jeśli rodzice piszą numery telefonów w mailach, umowach, SMS-ach lub jeszcze na inne sposoby, to na bieżąco twórzcie bazę z numerami telefonów. To nie zginie, a zaoszczędzi Wam kiedyś dużo czasu.
- Automatyczna sekretarka (na komórce lub telefonie stacjonarnym)
Wiadomo, że nie można odbierać 10 telefonów na raz, ale na szczęście z pomocą przychodzi narzędzie, które pozwala na zorganizowaną komunikację nie tylko w jednej szkole, ale również między placówkami/ filiami. Potrzebny jest tylko jeden numer telefonu, który umieszczamy na stronie internetowej, wizytówkach lub ulotkach. Taka przejrzystość dla klienta jest nieoceniona.
Automatyczna sekretarka działa poprzez komunikat, który odsyła do konkretnych osób np. do lektora, czy placówek, w zależności jakie numery zostały podpięte pod nią. Jest również możliwość ustanowienia harmonogramu, czyli w jakich godzinach można się dodzwonić do firmy. Jeśli klient skontaktuje się poza wyznaczonymi godzinami, to można ustawić komunikat informujący o harmonogramie pracy.
*KOSZT: około 25zł/miesiąc
WDROŻENIE: 2/3 dni
TRUDNOŚĆ: 3/5
Rada: Sprawdź u swojego operatora, czy jest możliwość wdrożenia tego systemu i z jakimi opłatami to się wiąże.
*koszt na przykładzie sieci Play (Gdy wykupi się w tej firmie numer telefonu, to przypisana zostaje do niego automatyczna sekretarka, która pozwala na podpięcie numerów do tego narzędzia nawet od innych operatorów.)
- Czytelne e-maile
Estetyka maili wpływa na odbiór treści. Jak? Załóżmy, że rodzic zmęczony po pracy otwiera skrzynkę mailową. Jeśli wiadomość będzie napisana ciągiem, to istnieje dość spore prawdopodobieństwo przeoczenia istotnych informacji. Jednak nie można przesadzić i w drugą stronę – żeby pół e-maila nie było podkreślone i zakolorowane. Nawet w takich rzeczach trzeba odnaleźć regułę złotego środka.
Zwracając się do klientów, trzeba brać pod uwagę umiejętność i styl pisania. W obecnych czasach komunikacja z klientem zmienia się na cieplejszą, mniej oficjalną, dlatego powinniśmy się do tego dostosować (jeśli oczywiście jest to zgodne z naszym wizerunkiem).
KOSZT: darmowe
WDROŻENIE: 10 min
TRUDNOŚĆ: 1/5
Rada: Pamiętaj o wyszczególnianiu najważniejszych informacji poprzez użycie nagłówków, większych rozmiarów czcionki, brand koloru lub funkcji pogrubienia. Można stworzyć mail w Word, a potem skopiować go do narzędzia, z którego w Waszej firmie wysyłane są wiadomości. Nie zachęcamy także do spontanicznego wysyłania maili, w czym pomocne są wzory wiadomości, które czasem naprawdę mogą ratować z opresji.
- Active Campaign
Nawiązując do poprzedniego punktu, narzędziem do tworzenia estetycznych i profesjonalnych maili może być Active Campaign. Program ten ma dużo więcej zastosowań, służy do wysyłania automatycznych maili, ma także CRM.
KOSZT: W zależności od wybranego wariantu na miesiąc: wersja podstawowa jest bezpłatna, wersja lite-37,53zł; plus-204,33zł; professional-621,33zł
LINK: https://www.activecampaign.com/pricing?em=500&term=yearly&features=1
Wskazówka: Trzeba uważać na grafiki w mailach, które niestety ,,lubią” trafiać do spamu.
*Cena została ustalona po zastosowaniu średniego kursu NBP (30.03.2022) 1$=4,17. W odpowiedniej kolejności ceny w dolarach wynoszą za miesiąc: wersja lite-9$, plus-49$, professional-149$
- E-mail z Excela
To przydatne narzędzie do wysyłania personalizowanych maili np. z konkretnymi danymi, czy indywidualnymi kodami rabatowymi. Zamiast kilku godzin spędzonych na zmienianiu treści w mailach wystarczy zapoznać się z funkcją ,,korespondencja seryjna”. Ponownie w tym przypadku potrzebna jest baza z Excela, którą łączy się z szablonem w WORD, zamienia wyznaczone przez nas elementy i wysyła.
KOSZT: licencja WORD
WDROŻENIE: 60 min
TRUDNOŚĆ: 4/5
Rada: Warto zastosować to również do drukowania zaproszeń lub kartek wysyłkowych z adresami poprzez scalenie pliku.
Prezentowany materiał ma na celu zainspirowanie Was do zmian w swoich firmach edukacyjnych. Automatyzować można nieskończenie wiele procesów. Które z powyższych rozwiązań udało się wdrożyć w Twojej firmie? O kolejnych obszarach napiszemy post po weekendzie. Miłego automatyzowania!
Zautomatyzuj z nami swój edubiznes. W naszym innowacyjnym Programie Mistrzowskiej Obsługi Klienta dodaliśmy w tegorocznej edycji moduł o automatyzacji szkoły językowej. Poprowadzi go Jarek Kałasz. Zapisujesz się?
